Bukan Sekadar Pameran: Mengapa Mahasiswa Seni Perlu Memahami Konsep Hospitality

Ilustrasi saja. Dok. pribadi 2024 Art Sub karya Eko Nugroho

Hospitality tidak hanya relevan dalam konteks penyelenggaraan pameran seni rupa, tetapi juga hadir dalam berbagai bentuk acara lainnya—seperti meeting, gathering, pentas seni, festival, hingga tur. Sayangnya, aspek yang satu ini sering kali ditempatkan di prioritas paling akhir, padahal hospitality justru bisa menjadi representasi dari acara atau karya yang kita buat.

Sebelum masuk lebih jauh, mari pahami terlebih dahulu apa itu hospitality. Dalam Bahasa Indonesia, istilah ini dapat diartikan sebagai keramahan, keramahtamahan, atau kesediaan menerima tamu. Bahkan tanpa definisi panjang dan rumit, kita sebenarnya telah cukup memahami maknanya. Dalam konteks penyelenggaraan seni rupa, kehadiran hospitality menjadi krusial. Mengundang narasumber atau pengisi acara, misalnya, bukan sekadar perkara mengirim pesan dengan gaya seperti, “Oi, dateng ngisi acaraku mau nggak?” lalu menunggu mereka datang, tampil, dan selesai. Diperlukan profesionalitas dalam proses mengundang—bahkan jika yang diundang adalah teman atau saudara sendiri. Sayangnya, hal mendasar seperti ini masih kerap dianggap remeh.

Dalam beberapa pengalaman yang saya alami, tidak sedikit tamu undangan di pameran seni rupa menyampaikan keluhan kepada saya—padahal saya bukan bagian dari panitia. Beberapa dari mereka merasa seperti “tamu yang tak diundang.” Tidak ada ucapan terima kasih atas kehadiran mereka, bahkan sekadar sapaan pun tidak. Sementara itu, sejumlah pengisi acara juga mengeluhkan hal serupa: mereka tidak mendapatkan akomodasi, bahkan tidak memperoleh informasi mengenai jadwal atau alur acara yang seharusnya mereka ketahui sebelumnya.

Yang paling mengherankan, saya pernah mengantar seorang teman yang diundang sebagai performance artist di sebuah pameran yang diselenggarakan oleh sebuah kelompok seni. Ketika kami tiba di lokasi—dengan keterlambatan sekitar sepuluh menit—bahkan di saat itu belum ada satu pun tim yang stand by, jangankanmenyambut. Teman saya yang dijadwalkan tampil pukul 16.00 WIB baru bisa tampil setelah menunggu selama dua setengah jam. Andai saat itu ia tidak menghubungi penyelenggara, kemungkinan besar tidak akan ada yang datang menyambutnya hingga malam hari. Lebih mengecewakan lagi, ketika tim akhirnya datang, tidak ada permintaan maaf atau bentuk tanggung jawab apa pun. Situasi tersebut sungguh absurd.

Apa yang kita ciptakan dalam bentuk acara, sebenarnya juga mencerminkan siapa kita. Maka dari itu, hal sekecil hospitality pun wajib diperhatikan, apalagi dalam konteks penyelenggaraan pameran seni rupa. Apabila kita tidak mampu memberikan akomodasi berupa uang transportasi atau konsumsi, maka setidaknya kita bisa menawarkan keramahan. Mengucapkan terima kasih kepada tamu atau pengisi acara karena telah meluangkan waktu adalah hal dasar yang seharusnya tidak terlewat, siapapun mereka, seberapa terkenal pun mereka.

Dalam banyak jenis penyelenggaraan acara, hospitality umumnya ditangani oleh posisi khusus bernama liaison officer (LO). Profesi ini bertumpu pada kemampuan hospitality. Tugas LO bukan hanya menemani tamu undangan, tapi juga membantu memenuhi kebutuhan mereka serta menjadi jembatan komunikasi antara tamu dan panitia. Karena itu, peran ini membutuhkan keterampilan komunikasi yang baik dan karakter yang ramah. Akan cukup bermasalah jika tugas ini dipegang oleh seseorang yang cenderung low effort atau pemalu. Di pameran seni, profesi LO biasanya disebut juga sebagai Divisi Relasi Eksternal/ External Relations, Koordinator Delegasi, Bidang Humas dan Kemasyrakatan, Great/ Delegation Liaison dan lain-lain. Tenaga ini sangat dibutuhkan mengingat banyaknya tamu undangan dan delegasi dari berbagai daerah yang hadir. Maka, keberadaan individu yang mampu menyambut dan menghubungkan mereka dengan baik menjadi penting. Dan di sinilah, kemampuan dasar seperti hospitality harus dimiliki dan wajib hukumnya untuk tidak diabaikan.

Bagi saya, menyelenggarakan pameran seni rupa adalah soal keseriusan. Ini bukan semata-mata acara memajang karya atau reuni dengan kenalan lama, tetapi juga upaya menciptakan pengalaman yang membekas di memori pengunjung—atau setidaknya membuat mereka merasa bahwa acara tersebut layak untuk dihargai. Sebagai mahasiswa seni rupa, ada baiknya kita berlatih untuk menyelenggarakan pameran secara lebih baik dan profesional. Tidak hanya sebatas memajang karya, mahasiswa juga perlu melatih penyelenggaraan pameran dalam hal komunikasi, manajemen acara, hingga membangun citra dan relasi publik. Setiap detail kecil—mulai dari menyambut tamu dengan ramah, mengurus delegasi dengan tanggap, hingga menyebarkan informasi pameran secara strategis—merupakan bagian penting dalam menciptakan pengalaman pameran yang berkesan dan dihargai. Latihan ini bukan hanya soal teknis, tapi juga tentang membangun sikap profesional dan rasa tanggung jawab terhadap karya dan komunitas seni itu sendiri. Acara adalah cerminan dari kita sebagai individu maupun kelompok, dan hal sekecil basic thing seperti hospitality bisa menjadi penentu persepsi tersebut. Sayangnya, aspek ini masih terlalu sering terabaikan.

Tulisan ini merupakan rewrite dari artikel lama yang bisa dibaca di sini.